Atidarius VPP ataskaitos kortelę VPT pagal nutylėjimą mato techninę dalį, PO - I-II dalį.

         Šiame punkte nurodomas Viešųjų pirkimų tarnybos suteikiamas pirkimo numeris. Jis spausdinamas kartu su skelbimu apie pirkimą (S2, 1 arba 4 tipinė) arba reguliarųjį išankstinį informacinį skelbimą (su kvietimu varžytis dėl pirkimo sutarties sudarymo) (komunaliniam sektoriui) (6 tipinė) „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ bei „Valstybės žinių“ tinklapyje. Jei skelbimas apie pirkimą nebuvo skelbtas minėtame leidinyje ir tinklapyje (pvz.: pirkimo neskelbiamų ar neskelbiamų supaprastintų derybų atveju), pirkimo numeris nenurodomas.

         Pirkimo numerio įvedimo sąlygos:

• Įvedamas egzistuojantis pirkimo numeris. Jeigu toks pirkimo numeris neegzistuoja, tada pranešama, kad skelbimas su tokiu pirkimo numeriu nerastas. Blogai įvestas pirkimo numeris ištrinamas.

• Į tam tikram sektoriui priklausančią ataskaitą įvedamas tam sektoriui (pagal skelbimo priklausomybę sektoriui) priklausančio pirkimo numeris:
  • Jeigu pildoma ataskaitos A-1 tipinė forma, įvedus pirkimo numerį patikrinama, ar jis buvo priskirtas skelbimo apie pirkimą 1 arba S2 tipinei formai, išankstinio skelbimo 6 tipinei formai. Jeigu ne, tada pranešama, kad toks skelbimas nerastas.

  • Jeigu pildoma ataskaitos A-3 tipinė forma, įvedus pirkimo numerį patikrinama, ar jis buvo priskirtas skelbimo apie pirkimą 4 arba S2 tipinei formai, išankstinio skelbimo 6 tipinei formai. Jeigu ne, tada pranešama, kad toks skelbimas nerastas.

• Tam pačiam pirkimui ta pati PO gali užpildyti tik vieną ataskaitos formą:

• VPP ataskaitos A-1 (A-3) tipinę formą pildo PO. Pastaba: jeigu ši PO jau turi Sistemoje užregistruotą A-1 (A-3) ataskaitą su tokiu pat pirkimo numeriu, Sistema neleidžia pildyti dar vienos ataskaitos su šiuo pirkimo numeriu.

• VPP ataskaitos A-1 (A-3) tipinę formą pildo VPT. Pastaba: jeigu šio pirkimo skelbime nurodytai PO jau yra Sistemoje užregistruota A-1 (A-3) ataskaitą su tokiu pat pirkimo numeriu, Sistema neleidžia pildyti dar vienos ataskaitos su šiuo pirkimo numeriu.

• Atsiskaitant už pirkimą būtina nurodyti PO, kuri skelbė šį pirkimą:

• Jeigu ataskaitos A-1 (A-3) tipinę formą pildanti PO nesutampa su šio pirkimo skelbime nurodyta PO, Sistema pateikia užklausimą, kuris reikalauja nurodyti, ar šį pirkimą skelbė įgaliotoji PO. Jeigu atsakoma "Taip", tada ataskaitos kortelės II.2.1. punktas užpildomas informacija iš skelbimo ("Organizacijos tipo kodas" neužpildomas). Jeigu atsakoma "Ne", Sistema neleidžia pildyti tokios ataskaitos.

         Tuo atveju, kai įvedamas egzistuojantis, tam tikram sektoriui ir tam tikrai PO priklausantis pirkimo numeris, kuriam su šia PO Sistemoje dar nėra įvestos ataskaitos A-1 (A-3) formos, sistema pateikia užklausimą, ar norima kopijuoti šio pirkimo skelbimo informaciją.

         Tuo atveju, kai VPP ataskaita pildoma PO , kurios pavadinimas nesutampa su skelbime nurodytu pavadinimu, ir įgaliotoji PO nurodoma iš skelbimo, jo informacija kopijuojama iš karto.

         Jeigu sutinkama kopijuoti skelbimo informaciją, į šiuos VPP A-1 (A-3) ataskaitos laukus įkeliama informacija:

• Tuo atveju, kai ataskaitos A-1 (A-3) formą pildo VPT, iš skelbimo į ataskaitos II.1. p. įkeliama PO informacija ("Organizacijos tipo kodas" neįkeliamas).

• IV.1., VI.1.2., VI.2.2., A-3 ataskaitos kortelėje užpildomas III.1. punktas.

• Tuo atveju, kai laukai A-1 formoje III.2.-7., A-3 formoje III.3.-8., abiejose formose V, IX.1. p. neužpildyti, į juos kopijuojama informacija.

• Tuo atveju, kai skelbime prekių pirkimo tipas yra "Mišrusis", į ataskaitos A-1 formos III.1., A-3 - III.2. lauką informacija nekopijuojama. Kitais atvejais, į šį lauką informacija kopijuojama.

         Pirkimo numerio lauko užpildymas privalomas, išskyrus atvejį, kai pirkimo būdas yra (supaprastintos) neskelbiamos derybos, PO atveju norint patikrinti ataskaitos duomenis išsiuntimui VPT, VPT atveju norint patvirtinti ataskaitos duomenis kaip tinkamus informacijos analizei. Tuo atveju, kai pirkimo būdas neskelbiamos arba supaprastintos neskelbiamos derybos, pirkimo numeris ataskaitos saugojimo po sėkmingo patikrinimo, kurį atlieka Tarnybos darbuotojas, metu išskaičiuojamas ir priskiriamas šiam pirkimui.